Wo soll ich anfangen?

Wo herrscht bei Ihnen das größte digitale Chaos? Jede Abteilung und Einheit, jedes Institut kann im Grunde selbst entscheiden, an welcher Ecke eine digitale Aufräumaktion am sinnvollsten ist. Vielleicht ist ihr Ordnersystem vermüllt und muss dringend mal entschlackt und neu organisiert werden. Stellen Sie sich das radikal gesteigerte Wohlbefinden der Kolleg*innen vor, die sich auf der Dokumentenjagd nicht mehr durch zehn, sondern nur noch durch drei Ordner klicken müssen.

Dabei gibt es jedoch einige Dinge zu beachten:

Der Öffentliche Dienst unterliegt verschiedenen rechtlichen Bestimmungen in Bezug auf das Löschen und Vorhalten von Daten. Auch hier gibt es nicht die eine Lösung für alle. Manche Arten von Daten, zum Beispiel Job-Bewerbungen, müssen nach einer gewissen Frist gelöscht werden. Andere könnten auch in Zukunft noch wertvoll sein – etwa Fotos, die besondere Personen oder Ereignisse an der Universität dokumentieren. 

Besprechen Sie sich also in Ihrem Team, was definitiv nicht mehr gebraucht wird. Oder werden manche Dokumente doppelt und dreifach in verschiedenen Ordnern aufbewahrt? Dann entscheiden Sie sich für nur eine sinnvolle Archivierungsmethode.

Das Justiziariat hat in seinen FAQ unter den Stichpunkten „Archivierung“ und „Aufbewahrung“ Hinweise zur Datenspeicher- und Löschungspflicht gesammelt.