Studierendensekretariat

Das Studierendensekretariat sieht die stetige Verbesserung seines Serviceangebots im Rahmen der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten als eines seiner Ziele an. Neben der Modernisierung des Internetauftritts 2014, der E-Mail-Kommunikation und der persönlichen Vorsprachemöglichkeit soll insbesondere die telefonische Erreichbarkeit für Bewerberinnen und Bewerber, Studierende und externe AnsprechpartnerInnen (Eltern, Krankenversicherungen, BAföG-Ämter du andere) ausgebaut werden. Für die telefonische Anliegenklärung soll das Studierendensekretariat ganztätig ansprechbar sein. Damit soll noch schneller und effizienter unmittelbar auf Fragen von Bewerberinnen und Bewerbern eingegangen werden und ein wesentlicher Beitrag zu einer unbürokratischen, effektiveren sowie serviceorientierten Kommunikationsstruktur an der Universität geleistet werden.  Das gemeinsam mit dem International Office, der Zentralen Studienberatung und der Telefonzentrale der Universität zu Köln erarbeitete Gesamtkonzept ist erfolgreich auf den Weg gebracht und kann nach der Verlängerung der Qualitätsverbesserungsmittel zur Verstetigung der ganztägigen Erreichbarkeit und der Qualitätssicherung umgesetzt werden.

Projektfortschritt

2014-2016
Fortsetzung der positiven Entwicklung Die Fortsetzung der positiven Entwicklung hat sich mit dem Umzug des Studierendensekretariates vom Universitätshauptgebäude in das Studierenden-Service-Center fortgesetzt. Sowohl in der schwierigen Umstellungsphase der Einführung des neuen Campusmanagementsystems KLIPS 2.0 als auch im Rahmen der Einführung der UCCard für über 50.000 Studierende der Universität zu Köln ist die erweiterte telefonische Erreichbarkeit ein gutes flankierendes und auch notwendiges Angebot. Insbesondere in diesen schwierigen Phasen hat sich gezeigt, dass in solchen Zeiten auch das Studierendensekretariat noch einmal stärker frequentiert wird und telefonische Sprechzeiten nie in einem zu geringen Umfang angeboten werden sollten.   2013
Ganztägige telefonische Erreichbarkeit Durch den Einsatz von Qualitätsverbesserungsmitteln wurde es dem Studierendensekretariat im Jahr 2013 möglich, die telefonische Erreichbarkeit für Bewerberinnen und Bewerber, Studierende und externe Ansprechpartner erheblich auszuweiten und damit zu verbessern. Hierfür wurde ein  zusätzlicher Telefonservice eingerichtet, bei dem auch Anliegen von thematisch benachbarten Fachabteilungen des Dezernates für Studierendenangelegenheiten  vorgebracht und schon kurz behandelt werden können.  Seit Sommer 2013 ist das Studierendensekretariat nunmehr für die oben beschriebene Nutzergruppe und deren Anliegenklärung an 5 Werktagen ganztätig erreichbar. Zusätzlich zu dem schon  bestehenden täglichen Telefonservice von 8.30 Uhr bis 9.30 Uhr ist nun übergangslos ein weiterer Telefonservice eingerichtet. Von 9.30 Uhr bis 12.30 Uhr und von 13.30 Uhr bis 15.30 Uhr kann der erweiterte Auskunftsservice noch schneller und effizienter auf Fragen zur Bewerbung eingehen.  Der Bedarf und Erfolg dieses zusätzlichen Telefonservice wird eindrucksvoll von den ersten Anrufzahlen in dem Zeitraum von August 2013 bis einschließlich Dezember 2013 belegt und bestätigt: insgesamt über 7.500 Anrufe konnten in diesem Zeitraum und zu den genannten Tageszeiten zusätzlich angenommen und bei den vorgetragenen Anliegen geholfen und beraten werden. Nicht  nur diese enorme Anzahl an Anrufen ist beeindruckend, auch das positive Feedback der Anrufenden zeigt, dass dieser zusätzliche Telefonservice stark frequentiert und dankbar in Anspruch genommen wird – mit steigender Tendenz.