UNIVERSITÄT ZU KÖLN

Willkommen!

Zum Einstieg in den Projekt-Blog zum Webrelaunch 2025 werfen wir zunächst einen Blick zurück: Am 22.07.2022 wurden in der Strategiesitzung des Rektorats die Weichen für die Überarbeitung der Webpräsenz der Uni Köln gestellt. Aus dem folgenden Sitzungsauszug leiten sich wesentliche Projektziele ab:

„Mit dem neuen Webrelaunch soll die Online-Kommunikation der Universität zu Köln neu aufgestellt werden. Sie soll sich konsequenter an den Informationsbedürfnissen und digitalen Nutzungsgewohnheiten ihrer Zielgruppen ausrichten. Die Webseiten sollen die strategische Ausrichtung der Universität, auch mit Blick auf die Exzellenzinitiative, konsequent unterstützen.“

Es folgten die Vorbereitung des Projekts einschließlich der Ausschreibung von Stellen im Projekt-Kernteam, die Einarbeitung und die Projekt-Anfangsphase mit vielen Gesprächen rund um das Thema Webpräsenz. Nun geht's ans Eingemachte! Dieser Blog informiert alle Interessierten über Neuigkeiten aus dem Projekt. Doch zunächst Informationen zu den wichtigsten Fragen.

Viel Spaß bei der Lektüre wünscht

das Projekt-Kernteam

• Rückblick und Ausblick auf Testing und Implementierung
• Die Anwender*innen sind gefragt: User-Testing startet
• Design-Feinschliff durch User-Testing
• Einblick in die laufende Design-Phase
• Die Informationsarchitektur als Grundgerüst
• Teilhabe auch im Web ermöglichen
• Strategiekonzept nimmt Form an
• Zwischenbilanz mit ersten Meilensteinen
• Agentur-Partner nimmt Arbeit auf
• Hands-on-Partizipation in den Projektkreisen
• Agentur gesucht: Ausschreibung veröffentlicht
• Offizieller Projektstart mit Kick-off-Treffen der Hauptgremien erfolgt

Ende Oktober hatten freiwillige Tester*innen die Möglichkeit, Elemente des neuen Designs auf ihre Usability (Nutzungsfreundlichkeit) hin zu testen. Zur Beteiligung eingeladen waren alle – sowohl Universitäts-Angehörige als auch -Externe konnten sich anonym an der Online-Umfrage im Rechenzentrum beteiligen. Im internen Mitarbeitenden-Mailing expresso sowie öffentlich über die Website und den Instagram-Kanal der Uni, geteilt von verschiedenen Fakultäten und Einrichtungen, war auf die Aktion aufmerksam gemacht worden.

Im Fokus des User-Testings standen die Typographie sowie die Hauptnavigation der künftigen Website der Universität zu Köln. Das Ergebnis der Typographie-bezogenen Fragen bestätigte Hinweise aus den Projekt-Gremien, dass eine serifenlose Schrift der vorgeschlagenen Serifenschrift in Textabschnitten vorzuziehen ist. Deshalb hat das Projekt-Team die Agentur damit beauftragt, hier eine entsprechende Anpassung am Design vorzunehmen, die nun unmittelbar im Prototypen umgesetzt werden kann.

Zur Hauptnavigation gab es qualitative Hinweise, die unterschiedliche Präferenzen der verschiedenen Nutzer*innen offenbarten. Insgesamt schnitt die Hauptnavigation gut ab und konnte insbesondere bei den Aspekten Sichtbarkeit und Übersichtlichkeit punkten. Detailanpassungen am Prototypen sind derzeit noch in der Umsetzung. Bezüglich eines neuen Features, der Platzierung von beliebten Themen und Aktuellen Meldungen im Bereich der ausgeklappten Navigation („Flyout“), wurde die Tendenz zu einer maßvollen Nutzung sichtbar. Entsprechend werden Redaktionsleitfäden beziehungsweise Handlungsempfehlungen des Projektteams für die Nutzung dieser neuen redaktionellen Möglichkeit ausformuliert.

Im weiteren Projektverlauf beziehungsweise auch nach dem für Herbst 2025 geplanten Go-Live werden wir in Erwägung ziehen, vertiefendes Testing beziehungsweise das Testing von strukturellen und inhaltlichen Aspekten durchzuführen.

Wir möchten allen freiwilligen Tester*innen an dieser Stelle ganz herzlich für ihren wertvollen Beitrag zu diesem Projekt danken!

Barrierefreiheit-Audit durch die Agentur

Neben der allgemeinen Usability muss beim Webdesign sichergestellt sein, dass die Website auch künftig möglichst barrierearm zugänglich ist. Dies ist Teil der Anforderungen an unseren Agenturpartner. Deshalb prüft in2code während des laufenden Implementierungsprozesses die einzelnen Webdesign-Komponenten auf Barrierefreiheit. So werden Bedarfe direkt bei der Entwicklung identifiziert und Anpassungen am Prototyp vorgenommen.

Uni-Webentwickler geben Feedback

Von Anfang an sind an Bord des erweiterten Uni-internen Projektteams auch die Webentwickler der beiden großen Content-Management-Systeme (CMS) TYPO3 und ZMS. Gemeinsam mit dem Entwickler und Administrator des CMS Autoedit beim Netzwerk Medien der Humanwissenschaftlichen Fakultät erhielten sie kürzlich einen umfassenden Einblick in das Vorgehen der Implementierung auf Agentur-Seite. Der enge Austausch auch in diesem Bereich soll den angestrebten Bestandsschutz für den bestehenden Content ermöglichen und sicherstellen, dass die Uni-seitige Integration des neuen Webdesigns bewerkstelligt werden kann.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zum Projekt? Hier geht es zum Kontaktformular des Kernteams des Projekts Webrelaunch.

Das Projekt Webrelaunch ist in die nächste spannende Phase gestartet: Der sogenannte Prototyp des Webdesigns wird implementiert. Das bedeutet, dass das bisher ausgearbeitete Design in die Auszeichnungs- und Programmiersprachen „übersetzt“ wird, die Ihr Browser zur gewünschten Website-Anzeige interpretieren kann. Mithilfe des erstellten Prototypen können Variationen beziehungsweise Funktionen im Design getestet werden.

Diese Möglichkeit nutzen wir nun, um die Elemente Typographie sowie Hauptnavigation einem Praxistest zu unterziehen: Beim User-Testing am Montag, den 28.10.2024, besuchen freiwillige Tester*innen die Prototyp-Website und bearbeiten dabei Aufgaben und Fragen an einem PC-Arbeitsplatz. Auch Sie können teilnehmen - hier finden Sie die Details zum User-Testing-Termin.

Was mit den Testergebnissen passiert

Die Teilnehmenden erhalten einen exklusiven Einblick und können dabei ihre Eindrücke im Rahmen der Umfrage mitteilen. Dank der digitalen Erfassung der Testergebnisse soll die Umfrage zügig ausgewertet werden. Danach wird entschieden, wie die getesteten Elemente letztlich implementiert werden – mehr dazu im nächsten Blogbeitrag.

Parallel arbeitet die Agentur derzeit an der Implementierung aller weiteren Design-Komponenten des künftigen Webdesigns der Universität zu Köln. Das fertiggestellte Gesamtpaket wird außerdem einer Prüfung auf Barrierefreiheit unterzogen, bevor es an die Universität zu Köln für die Uni-seitige Implementierung übergeben wird.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zum Projekt? Hier geht es zum Kontaktformular des Kernteams des Projekts Webrelaunch.

Seit dem letzten Blogeintrag ist das künftige Webdesign weiter gewachsen, indem es im Detail angepasst und auf zusätzliche Inhaltselemente angewandt worden ist. Vergangene Woche war es dann soweit: Die Agentur in2code präsentierte dem Steuerkreis eine Reihe von Seitenentwürfen, um die Design-Abnahme zu ermöglichen. Im Entwurf für die zentrale Universitäts- sowie exemplarische Fakultäts-, Einrichtungs- und Institutsseiten finden sich die gestalterischen Lösungsansätze des Navigations- und Orientierungskonzepts, der Markenarchitektur und der Verbindung von möglichst barrierearmen, nutzungsfreundlichen und attraktiven Inhaltselementen. Mit dem finalen Feedback des Anwendungskreises und des Steuerkreises wird in den nächsten Wochen der Prototyp einer künftigen Site implementiert – also die digitale, interaktive Vorschau des künftigen Webdesigns.

User-Testing im Oktober

Mithilfe dieser Vorschau können noch nicht entschiedene Aspekte wie etwa Schriftgrößen und -typen, Bildformate oder Interaktionseffekte auf Nutzungsfreundlichkeit hin getestet werden. Dabei können freiwillige Tester*innen die HTML-Ansichten ausprobieren und bewerten beziehungsweise Fragen zu ihrem Website-Besuch beantworten.

Dieses sogenannte User-Testing des Prototyps ist für die ersten Vorlesungswochen im Wintersemester 2024/25 an der Uni Köln geplant – wann und wie genau, wird im Oktober-Blogbeitrag veröffentlicht. Die Aktion wird außerdem über die Website der Uni Köln sowie Social-Media-Postings kommuniziert. Wer also schon jetzt einen tieferen Einblick in das künftige Webdesign der Uni Köln erhalten und zu dessen finalen Feinschliff beitragen möchte, sollte im Oktober wieder hier hereinschauen.

Das Feedback aus den User-Testings kann dann direkt in die Entwicklung des Webdesigns zurückfließen und die Agentur die Implementierung in den HTML-Prototypen fortsetzen.

Update vom 14.10.2024:

Ab sofort finden Sie auf dieser Seite Informationen zu dem für Ende Oktober geplanten User-Testing.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zum Projekt? Hier geht es zum Kontaktformular des Kernteams des Projekts Webrelaunch. 

Nach umfangreichen Vorbereitungs-, Analyse- und Konzept-Arbeiten gibt es nun auch mal „etwas fürs Auge“: Die Agentur in2code arbeitet derzeit das künftige Webdesign des Webauftritts der Universität zu Köln aus. Wie wird es denn jetzt aussehen? Gerne geben wir hier einen kleinen Einblick, um zumindest ein wenig Neugier zu stillen. Bitte beachten Sie, dass es sich hier noch nicht um die final ausgearbeiteten Designs handelt.

Vom „Look & Feel“ zum konkreten Webdesign

Im Frühsommer hatte der Steuerkreis drei von der Agentur in2code ausgearbeitete Mood-Design-Varianten beurteilt, die verschiedene Stimmungen – das „Look & Feel“ – transportierten. Aufgrund der Vielfalt an Zielgruppen und Inhalten war für die konkrete Design-Ausarbeitung ins Auge gefasst worden, Aspekte und Komponenten aus den verschiedenen Entwürfen auf Basis einer der Varianten zusammenzuführen.

Bei der Weiterentwicklung wurde darauf geachtet, die sowohl konzeptionellen als auch konkreten Rückmeldungen aus den Steuer- und Anwendungskreisen mit den Prinzipien aus der Konzeptphase abzugleichen und entsprechend zu berücksichtigen. Im Fokus der Umsetzung standen zunächst unter anderem

• Aspekte von Barrierefreiheit und Usability
• intuitive Navigationselemente zur Unterstützung der Orientierung verschiedenster Zielgruppen
• modernes, zugleich zeitloses Design mittels White Space und großformatigen Inhaltsbereichen
• der Brückenschlag zum Corporate Design zwecks Stärkung der Marke und von Medien-übergreifendem Wiedererkennungswert
• dezenter, aber prägnanter Einsatz der Farbwelt der Universität zu Köln für einen strukturierten und lebendigen Auftritt
• inhaltliche Fokussierung durch große Inhaltselemente und verschlankte Struktur
• verschiedene Varianten für den „Bühnenbereich“, um unterschiedlichen Inhalten gerecht zu werden und hochwertiges Bildmaterial angemessen platzieren zu können
• kleinteiligere Inhaltselemente und verschiedene Bildformate für den Inhaltsbereich

Bei der Erstellung eines stimmigen Gesamt-Designs sind verschiedene Spagate zu bewältigen, die die Agentur in enger Zusammenarbeit mit dem Kernteam und nach wiederholten Feedbacks durch die Projektgremien meistert.

Bevorstehende Aufgaben in Kommunikation und Redaktion

Wird es mit dem für Ende 2025 geplanten Go-Live der zentralen Universitäts-Site nur „alten Wein in neuen Schläuchen“ geben? Mitnichten: Um die Website für den Relaunch fit zu machen, müssen die bestehenden Strukturen und Inhalte daraufhin geprüft werden, ob sie bereits den Prinzipien des künftigen Webauftritts entsprechen oder überarbeitet werden müssen. Zwar sollen Inhalte auch unverändert im künftigen Webdesign möglichst fehlerfrei angezeigt werden können. Jedoch stellt der Relaunch einen besonderen Anlass dar, den eigenen Webauftritt zu optimieren.

Eine Anpassung von Inhalt und Struktur kann prinzipiell jederzeit, idealerweise ab dem kommenden Wintersemester bis in den Sommer 2025 – je nach Migrationsplanung auch länger – erfolgen. Dieser Prozess wird hinsichtlich Konzeption und Vorgehen seitens des Webrelaunch-Projektteams aktiv begleitet. Gespräche mit den Kommunikations- und Webredaktionsverantwortlichen finden seit einiger Zeit statt. Das Projektteam wird intern weitere Termine anbieten und kann dafür jederzeit über die folgende E-Mail-Adresse angefragt werden: uzk-webrelaunch@uni-koeln.de

Voraussichtlich im Oktober sollen User-Testings stattfinden – mehr dazu im nächsten Blogbeitrag.

Haben Sie Anmerkungen? Alle Website-User*innen können das Kontaktformular des Projektteams nutzen.

Wie können Informationen auf einer Website verortet und verlinkt werden, um von Besucher*innen intuitiv und schnell gefunden zu werden? Wie kann das Gesamtkonzept der Informationsverteilung so gestaltet werden, dass es eine positive Nutzer*innenerfahrung (auf Englisch User Experience, kurz UX) stützt? Diese grundlegenden Fragen beschäftigen uns derzeit bei der Ausarbeitung der Informationsarchitektur (IA) des künftigen Webauftritts der Universität zu Köln.

Umsetzung der Projektprinzipien

Ein ausgewiesenes Projektziel ist die konsequentere Orientierung an den Informationsbedürfnissen und digitalen Nutzungsgewohnheiten unserer Zielgruppen. Von den in der Konzeptphase definierten Projektprinzipien ist vor allem „Orientierung und Navigation“ maßgeblich für die Ausgestaltung der IA: Hauptnavigationspunkte sollen möglichst reduziert werden, worin die zentrale Uni-Startseite künftig als Vorbild dienen soll. Aber auch auf den darunter liegenden Seitenebenen sollten Themen zu einer übersichtlichen Anzahl an Punkten gebündelt und die Seitentiefe möglichst gering gehalten werden. Die weiteren Prinzipien „Zielgruppenorientierung“ und „Klarheit“ sollen sich in den verschiedenen Navigationselementen und in für die Zielgruppen verständlichen Begriffen widerspiegeln.

Diese Prinzipien standen daher auch im Fokus eines Projektkreis-Treffens, das im Juni in Präsenz stattfand und als erster Austausch zum Thema Site-Strukturen fungierte. Die nächsten Schritte sind der interne Versand eines Redaktionsleitfadens über IA und die Strukturen-Ausarbeitung.

Wie Struktur und Design zusammenhängen

Doch nicht nur die IA ist für eine erfolgreiche Nutzer*innenführung entscheidend; maßgeblich ist auch, wie gut das Webdesign diese unterstützt: Die Navigationselemente von Hauptnavigation über Quicklinks und Zielgruppennavigationen bis hin zu Verlinkungen im Contentbereich müssen so gestaltet sein, dass sie die Aufmerksamkeit der Besucher*innen auf sich ziehen, ihnen Orientierung bieten statt Irritation hervorzurufen. Sie müssen möglichst barrierefrei und gleichzeitig attraktiv gestaltet sein.

Um Hinweise für die Richtung des künftigen Webdesigns zu erhalten, hat die Agentur in2code drei Varianten eines Mood Designs für die zentrale Uni-Startseite basierend auf dem bisherigen Input erarbeitet und Ende Juni dem Steuerkreis präsentiert. Mithilfe des Feedbacks wird ein Entwurf als Grundlage für das konkrete Design weiterentwickelt. Mitte Juli kann dann der Anwendungskreis detailliertere Hinweise zur Ausarbeitung aus Nutzer*innenperspektive einbringen.

Noch ein Hinweis zum User-Testing:

In letzter Zeit erhalten wir öfter Fragen zu diesem Thema. Ja, so viel können wir hier sagen: Die Einbindung der Nutzer*innen im Rahmen von Testings ist geplant. Wir veröffentlichen es auch hier im Blog, sobald die Tests sinnvoll und technisch möglich sind. Sie sind auch jetzt schon eingeladen, uns jederzeit Ihre Anmerkungen und Fragen zum Projekt Webrelaunch der Universität zu Köln mitzuteilen. Hier geht es zum Kontaktformular des Kernteams des Projekts Webrelaunch.
 

In der Ausgestaltung des Webrelaunchs der Universität zu Köln verfolgen wir eine Reihe von Prinzipien, die den Webauftritt nutzungsfreundlicher und barriereärmer machen sollen. Die Nutzer*innen – neben den Besucher*innen der Website auch die Mitarbeitenden „hinter den Kulissen“ – sollen dabei im Mittelpunkt stehen.

Barrierefreiheit im Web ist kein Trend-„Buzzword“, sondern Voraussetzung für Teilhabe und Chancengleichheit: relevante Inhalte müssen flexibel abrufbar sein können, um es allen Anwender*innen zu ermöglichen, sich selbstständig zu informieren und aktiv werden zu können. Für den öffentlichen Sektor gibt es daher gesetzliche Vorschriften zur Erreichung von Barrierefreiheit.

Berücksichtigung im Redesign-Prozess

Im Redesign-Prozess startet Barrierefreiheit nicht erst mit einer technischen Prüfung vor dem Livegang, sondern schon in der Konzeption. Während der Designphasen werden beispielsweise Farbkontraste und Lesbarkeiten getestet, und in der frühen Umsetzungphase dient ein HTML-Prototyp für Usabilty- und Barrierefreiheitstests. Damit kann Feedback frühzeitig in die Entwicklung zurückfließen. Durch ein anschließendes Audit (englischer Fachbegriff für „Prüfung“) kann der Grad der Barrierearmut (oder auch Accessibility für „Zugänglichkeit“ beziehungsweise „Barrierefreiheit“) unseres künftigen Webdesigns geprüft und weiter optimiert werden. Letzteres wird in der Design-Implementierungsphase in enger Zusammenarbeit mit der Agentur durchgeführt.

Interner Input und Umsetzung

Die Fortsetzung der universitätsinternen Workshop-Reihe „Digitale Barrierefreiheit“ im Sommersemester 2024 hat erneut wichtige Accessibility-Aspekte beleuchtet. Auch die Teilnehmenden des Projektkreises „Accessibility, SEO & UX“ hatten bereits zu Beginn der Projekt-Partizipationsphase wesentliche Hinweise zur Gestaltung einer barrierearmen Website gegeben. Seither wird dieser Aspekt immer wieder aufgegriffen, wenn die Ausgestaltung von Inhalts- und Designelementen diskutiert wird. Von dem Einsatz „Leichter Sprache“ über den barrierearmen Einsatz von Medien bis hin zur Gesamtkonzeption der Nutzer*innenführung auf den Uni-Websites reicht das Spektrum an möglichen Maßnahmen.

Beim Redesign nutzen wir technische und gestalterische Mittel, um Barrierefreiheit umzusetzen. Zudem ist die Redaktion gefragt, Content gut strukturiert und möglichst barrierearm aufzubereiten. Wie dies gelingen kann, wird auch Inhalt des künftigen Schulungsangebots sein. Wir haben es in der Hand, unsere Universität mit ihrem inklusiven Selbstverständnis auch im Webauftritt noch offener und zugänglicher zu gestalten.

In den letzten Wochen rauchten in der Agentur und im Kernteam die Köpfe: Mit dem Input des Steuerkreis-Treffens kurz vor Ostern wurde seit Beginn des neuen Semesters das Strategiekonzept erarbeitet. Das Dokument enthält die Ergebnisse der verschiedenen Analyseschwerpunkte, die Rahmenbedingungen, die Prinzipien und die Ziele für den Webrelaunch. Darauf aufbauend sind Varianten des Navigationskonzepts und der Platzierung von studiumsbezogenen Informationen entwickelt worden.

Ziel- und Nutzer*innengruppen im Fokus

Im dritten Steuerkreis-Projekttreffen Ende April wurden die verschiedenen Varianten ausführlich diskutiert. Immer wieder wurde auf den Bedarf einer stärkeren Zielgruppenorientierung bei Navigationskonzept und Site-Struktur hingewiesen.

• Eine übersichtlichere Hauptnavigation,
• aufgeräumte Einstiegsseiten mit attraktivem Content,
• intuitiv auffindbare Quicklinks und
• eine zusätzliche Nutzernavigation

sollen die Nutzer*innen künftig schneller zu den für sie relevanten Informationen bringen. Gleichzeitig soll das Profil der Institution Universität geschärft werden.
Wir, das Kernteam und die Agentur, haben die entscheidenden Hinweise für eine Finalisierung des Strategiekonzepts mitgenommen.

Weiterentwicklung und anstehende Designphase

Bis sich Mitte Mai der Anwendungskreis trifft, sollen die diskutierten Varianten weiterentwickelt werden. Auf dieser Basis können dann die tieferen Ebenen der zentralen Website skizziert werden. Für die Projektkreise, die sich mit Seiten bestimmter Organisationseinheiten beschäftigen, wird ein weiteres Treffen geplant. In diesem sollen die jeweiligen Site-Strukturen gemeinsam beleuchtet und Empfehlungen für die künftigen inhaltlichen Strukturen ebenfalls auf Basis des Strategiekonzepts abgeleitet werden.
Parallel machen wir uns auf den Weg in Richtung des nächsten Projekt-Meilensteins: die Erstellung eines neuen Webdesigns für die Website der Universität zu Köln. Als erster Schritt wird ein Mood Design erarbeitet, das den „Look & Feel“ der Neugestaltung vermitteln soll.

Sie sind herzlich eingeladen, uns jederzeit Ihre Anmerkungen und Fragen zum Projekt Webrelaunch der Universität zu Köln mitzuteilen. Hier geht es zum Kontaktformular des Kernteams des Projekts Webrelaunch.

Wir ziehen eine erste Bilanz: Von den Meilensteinen, die im letzten Quartal 2023 vorgestellt wurden, sind die ersten erreicht. Die Ausschreibung und Auswahl einer Agentur für das Redesign und die interne Anforderungsanalyse sind erfolgt. Das Aufsetzen und die Durchführung einer umfangreichen Projektkreisarbeit hat ermöglicht, dass verschiedene Perspektiven beleuchtet und gemeinsame Ziele, Zielgruppen und Ansätze festgehalten werden konnten. Für das zweite Anwendungskreistreffen Mitte März hat das Projekt-Kernteam die Analyseergebnisse zusammengefasst und auf Entscheidungsbedarf geprüft.

Einstieg in die Strategie- und Konzeptphase

Die beauftragte Agentur in2code hat die Uni-internen Analyseergebnisse evaluiert und um eigene, datenbasierte Auswertungen erweitert. Mit dem Kick-off-Workshop von Projekt-Kernteam und in2code hat die Strategie- und Konzepthase begonnen. Bei dem zweiten Steuerkreistreffen Ende März wurden die kommunikativen und strategischen Ziele der Uni Köln hinsichtlich ihrer Webpräsenz festgehalten. Diese müssen nun in einem detaillierten Konzeptpapier ausgearbeitet werden. Beim dritten Steuerkreistreffen Ende April beziehungsweise im Anschluss daran soll dieser „Fahrplan“ diskutiert und eine Entscheidung darüber getroffen werden. Zwecks Untermauerung des Konzepts sollen erste Umsetzungsvarianten mit Blick auf die künftige Site-Struktur und das Navigationskonzept vorgestellt werden.

Ausblick auf die weiteren Phasen der Agentur-Zusammenarbeit

Die Strategie- und Konzeptphase endet mit der Abnahme des Konzeptpapiers. Unmittelbar anschließend beginnt die Design-Phase. Nach der Implementierung des Designs als Webdesign erfolgt die Übergabe des CMS-unabhängigen Codes an das Projekt-Kernteam. in2code wird das Redesign in einer „train the trainer“-Schulung voraussichtlich bis Ende 2024 vorstellen. Während an der Uni die Migration in das neue Design vorgenommen wird, steht die Agentur noch während einer Support-Phase zur Verfügung.

Sie sind herzlich eingeladen, uns jederzeit Ihre Anmerkungen und Fragen zum Projekt Webrelaunch der Uni Köln mitzuteilen. Hier geht es zum Kontaktformular des Kernteams des Projekts Webrelaunch. Schauen Sie gern auch nächsten Monat wieder hier rein, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung zum Jahresende wurde innerhalb eines mehrwöchigen Vergabeprozesses ein Agentur-Partner ausgewählt, der in diesem Monat die Arbeit für das Projekt Webrelaunch aufnimmt: Die renommierte TYPO3-Agentur in2code mit Sitz in Rosenheim, Bayern, wird das Redesign der Webseiten der Universität zu Köln entwickeln. Dabei wird sie im engen Austausch mit dem Projekt-Kernteam und weiteren Projekt-Gremien stehen, um bei ihrer Arbeit die richtungsweisenden Leitplanken und Ziele berücksichtigen zu können.

Expertise mit Hochschul-Webauftritten

Der neue Projekt-Partner hat nicht nur umfangreiche Expertise als zertifizierte TYPO3-Agentur, sondern auch zahlreiche Hochschulreferenzen mit umfangreichen Web-Projekten vorzuweisen. Das Verständnis für die Strukturen und Prozesse im „Universitätskosmos“ ist für das Gelingen des Projekts essenziell. Gleichzeitig wird ein sich vom Wettbewerb abhebender Ansatz erwartet, der die Zielgruppen und deren Nutzungsgewohnheiten und Informationsbedürfnisse in den Vordergrund stellt und die Marke der Universität zu Köln stärkt.

Beginn der Zusammenarbeit

Mit einem Briefing durch das Kernteam und einem Kick-off-Workshop in der aktuellen vorlesungsfreien Zeit nimmt in2code die Arbeit am Projekt Webrelaunch auf. Zunächst steht die Analysephase an, gefolgt von der Konzeptionsphase. Die Agentur-Vertreter*innen werden sich je nach Bedarf und Themenschwerpunkt in die verschiedenen Projektgremien einbringen; im März treffen sich sowohl verschiedene Projektkreise als auch der Anwendungs- und der Steuerkreis.

Wir freuen uns und sind gespannt auf diese ersten Wochen der Zusammenarbeit, die wesentlich für das Gelingen des Redesign-Auftrags sein werden.

Die Agentur steht also in den Startlöchern – haben auch Sie noch Hinweise, Anregungen und Ideen für die künftige Uni-Website? Wir freuen uns, wenn Sie uns davon wissen lassen. Bitte nutzen Sie unser Kontaktformular.

Von der Nutzer*innenführung mittels intuitivem Navigationskonzept bis hin zum visuell ansprechenden und funktionalen Design von Interaktionsflächen – die Bandbreite an Themen, die den Webrelaunch betreffen, ist vielfältig, die Arbeitsebenen reichen von strategisch und konzeptionell bis operativ und konkret.

Zahlreiche Stakeholder gestalten mit

Gewissermaßen mit dem Go-Live des letzten Relaunchs in 2015 begann die Phase des Sammelns von Anforderungen an das neue Projekt – denn Trends und Möglichkeiten des Webdesigns entwickeln sich stetig fort. Feedback der unterschiedlichen Zielgruppen und die jahrelange Erfahrung von Webadministrator*innen und -redakteur*innen der Uni Köln sind in die Anforderungssammlung eingeflossen, auf deren Grundlage die Ausschreibungsdokumente erstellt wurden. Dank dieser riesigen Sammlung, die viele Bedarfs-Schnittmengen offenbart, konnten mehrere Projektkreise definiert werden. In diesen befassen sich die Mitglieder des Anwendungskreises und weitere Expert*innen mit den Zielen der Uni-Webseiten und den daraus resultierenden Redesign-Ideen.

Ablauf und Zeitplan

Sieben Projektkreise mit den folgenden Schwerpunkten finden sich im ersten Quartal 2024 erstmalig zusammen:

• Accessibility, UX & SEO

• Fakultätsseiten

• Dezernate & Verwaltungsseiten

• Lehre & Studium

• Einrichtungsseiten

• Medien & Social Media

• News- & Eventsystem

Zunächst werden Konzept- und Design-Themen diskutiert, die beim Agentur-Briefing Berücksichtigung finden sollen. Im Anschluss geht es um Struktur und Content. Zudem sind Meetings mit Info-Charakter und zum künftigen Webredaktions-Schulungskonzept angedacht.

Zusammenspiel der Projektgremien

Die Projektkreise ermöglichen Partizipation durch die vielen verschiedenen Stakeholder, darunter Vertreter*innen von Studierenden, Wissenschaftler*innen und Kommunikationsverantwortlichen sowie Verwaltungsmitarbeitenden. Ihre Arbeitsergebnisse werden durch das Kernteam dem Anwendungskreis präsentiert, der diese für den Steuerkreis aufbereitet. Der Steuerkreis gibt den strategischen Rahmen vor und trifft Projekt-bezogene Entscheidungen.

Wer konstruktive Anregungen und Ideen für die künftige Uni-Website hat, ist herzlich eingeladen, sich einzubringen – je nach Meetingagenda können diese Themen in den entsprechenden Projektkreisen mit behandelt werden. Hier geht es zum Kontaktformular des Kernteams des Projekts Webrelaunch.

Seit Anfang Dezember ist die Ausschreibung über das Redesign im Rahmen des Webrelaunch-Projekts öffentlich, womit die Bewerbungsphase für potenzielle Auftragnehmende begonnen hat. Die Ausschreibung ist bis zum 27. Dezember auf dem Portal vergabe.NRW einsehbar. Bis einschließlich 21. Dezember können interessierte Bieter Fragen an das Projekt-Kernteam richten. Angebotsstichtag ist der 27. Dezember 2023.

An dieser Stelle möchten wir darauf hinweisen, dass die Zeitangaben dem internen Planungsstand des Beitrag-Veröffentlichungsdatums entsprechen und keine unvorhergesehenen Ereignisse und Änderungen berücksichtigen.

Vorgehen im ersten Quartal 2024

Um den Einstieg der Agentur bestmöglich vorzubereiten, sollen bereits im Januar einige der Uni-internen Projektkreise erstmalig tagen und Konzept- und Design-Ziele für das Briefing formulieren. Die Projektkreise stellen operativer und themenspezifisch arbeitende kleinere Projektgremien dar. Das Kernteam sammelt alle Projektkreis-Ergebnisse für den großen Anwendungskreis, der diese für den Steuerkreis zwecks Entscheidungsfindung aufbereitet. Das nächste Steuerkreistreffen ist für März terminiert. Ab diesem Zeitpunkt sollen die interne Arbeit in den verschiedenen Projektkreisen, die Konzept-Entwicklung der Agentur und der Austausch mit dieser, etwa in Form von Workshops, parallel vorangetrieben werden.

Das für die Koordination und Moderation verantwortliche Kernteam freut sich auf einen lebendigen und konstruktiven Austausch mit allen Beteiligten!

Ihre Anregungen

Wer konstruktive Anregungen und Ideen für die künftige Uni-Website hat, ist herzlich eingeladen, sich einzubringen – je nach Meetingagenda können diese Themen in den entsprechenden Projektkreisen mit behandelt werden. Sie möchten etwas beitragen? Hier geht es zum Kontaktformular des Kernteams des Projekts Webrelaunch. Wir sind gespannt auf Ihre Hinweise!

Der nächste Beitrag ist für Januar 2024 geplant.

Das im Sommer mit der Einstellung zweier Kernteam-Mitglieder begonnene Projekt Webrelaunch ist nun offiziell gestartet: Mit dem Steuerkreis unter Teilnahme von Rektor Prof. Dr. Joybrato Mukherjee und dem Anwendungskreis trafen am 25.10. beziehungsweise 14.11.2023 erstmals die beiden Hauptgremien des Projekts Webrelaunchs zu dessen Kick-off zusammen. Die Präsentationen wurden von beiden Kreisen gut angenommen und die Möglichkeit für erste Fragen und Anmerkungen gerne genutzt. Wie angeboten wurden auch im Nachgang zu den Terminen noch Rückmeldungen mitgeteilt – eine Möglichkeit, die Steuer- und Anwendungskreis-Teilnehmende über direkten Kontakt mit dem Kernteam oder Mailinglisten jederzeit offensteht.

Projektrahmen

Bei diesen beiden Terminen präsentierten das Projekt-Kernteam unter Leitung von Dr. Elisabeth Hoffmann, Leiterin Dezernat Kommunikation und Marketing, den Projektauftrag, die Projektziele und das den Web Relaunch prägende Leitbild der Uni Köln:

Der Projektauftrag und die Projektziele wurden aus der Strategiesitzung des Rektorats am 22.07.2022 abgeleitet:

• Verbesserung der Orientierung und des Nutzwerts für Website-Besucher*innen, dazu zählen Barrierefreiheit, User Experience (UX) und Responsiveness,

• Verbesserung der strategischen Ausrichtung und Aussagefähigkeit,

• die Optimierung des Werkzeugs, mit dem die Website gestaltet wird, 

• die Implementierung eines nachhaltigen Entwicklungs- und Betriebskonzepts sowie

• die dauerhafte Gewährleistung rechtlicher Vorgaben und von Security-Guidelines.

Im Rahmen des Steuerkreis-Kick-offs unterstrich Rektor Mukherjee die Bedeutung des Themas IT-Sicherheit für die Website.

Vier Leistungsversprechen sind die ideellen Leitplanken des Relaunch-Prozesses. Sie wurden im Rahmen der Markenentwicklung auf der Basis des Hochschul-Entwicklungsprozesses und von Stakeholder-Befragungen entwickelt:

1. Zukunft gestalten,

2. Gesellschaftliche Verantwortung,

3. Exzellenz in Forschung und Lehre,

4. Offenheit.

Zeitplan

Projektmanagerin Suzan Buchholz stellte den Zeitplan vor, der einen Go-Live der zentralen Uni-Seiten für Ende 2025 vorsieht. Derzeit befindet sich das Projekt in der Ausschreibungsphase, auf die in 2024 die Zusammenarbeit mit einer Agentur folgen soll. Das zu erarbeitende Redesign der Website soll in 2025 umgesetzt werden. Während der gesamten Projektlaufzeit finden bereits parallel Optimierungen an den bestehenden Seiten mit Blick auf den Abbau von Redundanzen sowie Umstrukturierungen statt.

Anforderungen

Webredaktions-Ansprechpartnerin Lisa Rasche warf einen Blick auf die in bisherigen Gesprächen gesammelten Anforderungen der vielen verschiedenen Stellen der Universität, die interne wie externe Sichtweisen einschließen. Sie erläuterte die Themen Content- und Strukturberatung, Projektkreise und Schulung. Anwendungskreis-Teilnehmende und weitere Spezialist*innen sollen in den Projektkreisen themenspezifische Anforderungen diskutieren und Lösungsansätze vorschlagen können.

Information und Beteiligung

Mit dem Launch dieses Projekt-Blogs lädt das -Kernteam ab sofort alle Interessierten auch außerhalb der genannten Gremien ein, sich mit Anregungen und Ideen zum Projekt Web Relaunch zu melden. Unabhängig von einer aktiven Beteiligung können sich Interessierte mittels des Blogs auf dem Laufenden halten. Die Beiträge erfolgen etwa im monatlichen Rhythmus, je nach Aufkommen der Gremien-Treffen und des Arbeitsstands bei der Entwicklung von Lösungen.

Der nächste Beitrag ist für Dezember 2023 geplant.