Docfile ist das Online-Tool zur Verwaltung Ihres Promotionsvorhabens an den folgenden Fakultäten:

• Humanwissenschaftliche Fakultät
• Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät
• Medizinische Fakultät
• Rechtwissenschaftliche Fakultät
• Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliche Fakultät

Doktorand*innen der Philosophischen Fakultät registrieren sich weiterhin über a.r.t.e.s. access!

Docfile wurde in enger Abstimmung mit den Fakultäten entwickelt, um ihre Promotion von der Antragstellung zur Zulassung als Doktorand*in bis zum Druck der Promotionsurkunde digital zu verwalten. 

Die Nutzung von Docfile ermöglicht:

• Automatische Benachrichtungen zu administrativen Prozessschritten
• Selbstständige Pflege und Aktualisierung persönlicher Daten
• Bereitstellung von Antragsformularen rund um Ihre Promotion
• Automatisches Ausfüllen von druckbaren Formularen
• Vereinfachte Kommunikation mit dem Promotionsbüro und Graduierteneinrichtungen

Bei technischen Fragen zur Anwendung von Docfile wenden Sie sich via E-mail an den zentralen Docfile-Support des AMC: docfile@verw.uni-koeln.de

Bei Account- bzw. Anmeldeproblemen mit dem Personal- oder Studierenden-Account kann Ihnen das IT Center University of Cologne (ITCC) weiterhelfen: ITCC-Helpdesk

Bei fachspezifischen Fragen kontaktieren Sie bitte den Docfile-Support Ihrer Fakultät.

Humanwissenschaftliche Fakultät
hf-docfile@uni-koeln.de

Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät
mnf-promotionen@uni-koeln.de

Medizinische Fakultät
medfak-promotion@uni-koeln.de

Rechtwissenschaftliche Fakultät
jura-docfile@uni-koeln.de

Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliche Fakultät
promotion@wiso.uni-koeln.de

Wichtig: Verwenden Sie zur Registrierung in Docfile bitte ausschließlich Ihren uniKIM Studierenden-Account (benutzername@smail.uni-koeln.de) und nicht - falls vorhanden – Ihren uniKIM Personal-Account* (bei Mitarbeiter*innen an der UzK bzw. UKK: benutzername@uni-koeln.de, benutzername@verw.uni-koeln.de bzw. benutzername@uk-koeln.de). Achten Sie bitte zudem darauf, dass Ihre in Docfile angegebenen Vornamen und Nachnamen identisch mit denen Ihres Identifikationsdokuments (Ausweis, Pass, Visum etc.) und Ihres uniKIM Studierenden-Accounts sind. Siehe hierzu auch FAQ "Was ist bei der Angabe meiner Namen in Docfile zu beachten?".

*Sofern Sie Mitarbeiter*in an der UzK bzw. UKK und als Promotionsstudierende*r eingeschrieben sind, verfügen Sie in der Regel über zwei verschiedene uniKIM-Accounts: einen uniKIM Studierenden-Account und einen uniKIM Personal-Account. Die Registrierung in Docfile mit dem uniKIM Personal-Account ist zwar technisch möglich, führt jedoch im weiteren Verlauf zu Login Problemen.

Allgemeine Informationen zum Identitäts-Management an der Universität zu Köln (uniKIM) finden Sie hier.

Sollten Sie kein uniKIM-Nutzerkonto besitzen, können Sie sich auch mit einem neuen Docata-Nutzerkonto in Docfile registrieren. Sie finden diese Option zur Auswahl auf der Registrierungsseite.

Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen zur Registrierung an docfile@verw.uni-koeln.de

Ihre in Docfile angegebenen Namen (Vornamen und Nachnamen) müssen identisch mit denen Ihres Identifikationsdokuments (Ausweis, Pass, Visum) sein. Dies ist für eine reibungslose Bearbeitung Ihres Promotionsvorhabens und Ausstellung offizieller Dokumente (bspw. Promotionsurkunde) wesentlich. Namensänderungen (bspw. nach Eheschließung) sollten unverzüglich in Docfile vorgenommen werden.

Wenn Sie sich mit einem uniKIM Studierenden-Account anmelden, beachten Sie bitte zudem, dass die angegebenen Namen (insbesondere mehrere Vornamen) identisch mit denen Ihres uniKIM Studierenden-Accounts (benutzername@smail.uni-koeln.de) sind.

Eine Registrierung in Docfile mit dem uniKIM Studierenden-Account ist bis zu einem Jahr nach der Exmatrikulation möglich. Ihr alter uniKIM-Account wird reaktiviert.

Personen, die in Docfile als Doktorand*innen zugelassen sind, werden auch nach der Exmatrikulation weiterhin an uniKIM gemeldet und können ihre Zugangsdaten weiternutzen.

Wenn Sie sich mit Ihrem uniKIM Studierenden-Account registriert haben (z. B. uniKIM-Kennung: xymzb2), verwenden Sie bitte das dazugehörige Passwort. Dieses nutzen Sie u. a. für KLIPS 2.0. Sollten Sie das uniKIM-Passwort vergessen haben, können Sie dieses hier zurücksetzen.

Wenn Sie sich mit einem Docata-Nutzerkonto registriert haben, vergeben Sie sich hier ein neues Passwort:
Bei Fragen zu Ihrem Nutzerkonto oder Ihrem Benutzernamen wenden Sie sich bitte an den docfile@verw.uni-koeln.de 

Die Antragstellung zur Zulassung als Doktorand*in und Zulassung zur Promotion dauern etwa 45 min. Bitte halten Sie für die Antragstellung bereits alle erforderlichen Dokumente bereit. Dies sind in der Regel: Abschlusszeugnisse, Studienverlaufsbescheinigung/Immatrikulationsbescheinigungen, Hochschulzugangsberechtigung, ggf. Betreuungszusage oder -vereinbarung und ggf. Bescheinigung Ihrer Graduiertenschule.

Je nachdem, wie weit Sie bereits mit der Antragstellung bzw. Registrierung fortgeschritten sind, haben Sie verschiedene Möglichkeiten Ihre Daten zu ändern.

Mit dem Status „Interessent*in“ können Sie jederzeit Ihre Angaben selbst ändern und ggf. die Bearbeitung speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fortführen.

Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem Status „Anwärter*in“ Ihre Daten nur sehr bedingt ändern können. Änderungen Ihrer Kontaktdaten können Sie in Docfile unter "Startseite" selbst vornehmen, für alle weiteren Änderungen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Promotionsbüro.

Als zugelassene „Doktorand*in“ haben Sie jederzeit die Möglichkeit Ihre Daten zu aktualisieren. Einmal jährlich werden Sie zu einer verpflichtenden Datenaktualisierung kontaktiert. Die Datenaktualisierung ist zusätzlich jederzeit möglich. Änderungen Ihrer Kontaktdaten können Sie selbst vornehmen. Auf der Startseite Ihres Docfile-Accounts finden Sie über die beiden Schaltflächen "Kontaktdaten aktualisieren" und "Daten aktualisieren" zwei Möglichkeiten zur Aktualisierung Ihrer (Kontakt-)Daten.

Sollten Angaben nicht veränderbar sein, wenden Sie sich bitte an den Docfile-Support Ihrer Fakultät (siehe Frage "Ich benötige Hilfe bei der Registrierung in Docfile. An wen kann ich mich wenden?"), um die Angaben durch eine*n Support-Mitarbeiter*in korrigieren zu lassen.

Ja, eine Registrierung in Docfile ist auch bei bereits von der Fakultät angenommenen Doktorand*innen erforderlich. Im Zuge der Umstellung auf die digitale Promotionsadministration ist für die Bearbeitung aller promotionsrelevanten Prozesse die Nutzung von Docfile obligatorisch. Bitte registrieren Sie sich daher auch im Falle einer bereits erfolgten Annahme als Doktorand*in durch die Fakultät. In Kürze können Promotionsinteressierte die Zulassung als Doktorand*in und Zulassung zur Promotion über Docfile elektronisch beantragen.

In Docfile gibt es verschiedene Statusangaben, die den jeweiligen Bearbeitungsstand wiederspiegeln:

Anwärter*in = Diese Person hat sich in Docfile registriert und den digitalen Assistenten zur Antragstellung "Zulassung als Doktorand*in" ausgefüllt und abgesendet. Eine Zulassung als Doktorand*in ist noch nicht erfolgt.

Doktorand*in = Diese Person wurde als Doktorand*in an der Fakultät zugelassen.

Im Zuge der Umstellung auf die digitale Promotionsadministration und die Erhebung von Daten für das Hochschulstatistikgesetz, werden die Statusangaben derzeit genutzt, um die Nacherfassung von Doktorand*innendaten zu organisieren. Wenn Sie bereits als Doktorand*in an der Universität zu Köln zugelassen wurden, Ihr Status aber noch auf Anwärter*in steht, liegen noch nicht alle erforderlichen Angaben für das Hochschulstatistikgesetz vor. Bitte prüfen Sie dies in Ihrer Doktorand*innenakte und kontaktieren Sie hierzu Ihr Promotionsbüro.

Um die Datenverifizierung für das Hochschulstatistikgesetz durchzuführen, ist es erforderlich folgende Angaben in Docfile zu hinterlegen und einen Nachweis als Scan in Docfile hochzuladen:
- Hochschulzugangsberechtigung (z. B. Abiturzeugnis)
- Abschluß-/Prüfungszeugnisse (z. B. Bachelor-/Masterzeugnisse. Bitte halten Sie bei internationalen Studienabschlüssen das gesamte Dokument inkl. des Transcript of records bereit.)
- Studienverlaufsbescheinigung (z. B. Studienverlaufsbescheinigung aus KLIPS 2.0)

Wenn Sie alle diese Angaben in Docfile mit entsprechenden Nachweisen hinterlegt haben, sind Ihre Angaben vollständig. Bitte prüfen Sie Ihre Doktorand*innenakte in Docfile und ergänzen Sie ausstehende Angaben und laden ggf. Nachweise im Dokumentenbereich hoch.

Weitere Informationen zum novellierten Hochschulstatistikgesetz können Sie an dieser Stelle nachlesen.

Die Registrierung in Docfile umfasst die Erstellung eines Nutzerkontos sowie das Ausfüllen des digitalen Assistenten zur Antragstellung "Zulassung als Doktorand*in bzw. Registrierung als Doktorand*in" mit dem Absenden der Eingaben auf der letzten Folie des digitalen Assistenten.

Bitte wenden Sie sich direkt an Ihre*n Betreuer*in und das zuständige Promotionsbüro, um den Abbruch der Promotion zu erklären. Um sich als Promotionsstudierende*r zu exmatrikulieren, ist es zudem erforderlich den Abbruch der Promotion dem Studierendensekretariat mitzuteilen und sich zu exmatrikulieren.

Falls Sie über den Abbruch Ihrer Promotion nachdenken, können Sie sich jederzeit vertraulich an das Team des Albertus Magnus Centers wenden. Wir besprechen mit Ihnen die nächsten Schritte und vermitteln den Kontakt mit der jeweils geeigneten Stelle.

Bei Problemen und Konfliktfällen können Sie sich zudem an die Ombudspersonen Ihrer eigenen, aber auch jeder anderen Fakultät wenden.

Darüber hinaus können Sie sich ebenfalls an die allgemeine Ombudsperson für den wissenschaftlichen Nachwuchs der Universität zu Köln wenden.

Bitte wenden Sie sich direkt an Ihre*n Betreuer*in und das zuständige Promotionsbüro.

Um Ihre Namensänderung zu bearbeiten, ist es stets erforderlich einen Nachweis in Ihrer elektronischen Doktorandenakte zu hinterlegen.

Während die Bereitstellung der HStatG-relevanten Daten verpflichtend ist, gibt es einige optionale Datenfelder in Docfile. Diese dienen der administrativen Betreuung von Promotionsvorhaben, der Angebotsgestaltung von Qualifikationsmaßnahmen sowie der Qualitätssicherung von Promotionen. Um die Angebote für den Wissenschaftlichen Nachwuchs kontinuierlich auszubauen und zu optimieren, ist die Universität zu Köln auf Ihre Mithilfe durch die Beantwortung von optionalen Fragen angewiesen. Ihre Angaben werden anonymisiert für die Qualitätssicherung weiterverarbeitet.

Das Löschen von eingegebenen Daten ist ausschließlich den Administratoren im AMC möglich.

Bitte wenden Sie sich mit Löschanfragen an docfile@verw.uni-koeln.de.

Nach der Zulassung als Doktorand*in in Docfile finden Sie auf der Startseite Ihres Docfile-Accounts zwei Möglichkeiten zum ändern Ihrer Daten:

Über die Schaltfläche "Kontaktdaten aktualisieren" können Sie Änderungen an Ihren allgemeinen Kontaktdaten vornehmen. Sollten Angaben nicht veränderbar sein, wenden Sie sich bitte an docfile@verw.uni-koeln.de um diese durch eine/n Support-Mitarbeiter*in korrigieren zu lassen. Möchten Sie Daten Ihre Promotion betreffend ändern, wählen Sie bitte die Schaltfläche "Daten aktualisieren".

Wir möchten Sie bitten, Ihre Daten in Docfile stets aktuell zu halten. Als Doktorand*in der Universität zu Köln werden Sie einmal jährlich bezüglich der verpflichtenden Datenaktualisierung per E-Mail kontaktiert.

Mit dem Status „Interessent*in“ können Sie jederzeit Ihre Angaben selbst ändern sowie ggf. die Bearbeitung speichern, um diese zu einem späteren Zeitpunkt fortzuführen.

Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem Status „Anwärter*in“ Ihre Daten nur sehr bedingt ändern können. Änderungen Ihrer Kontaktdaten können auf der Startseite Ihres Docfile-Accounts über die Schaltfläche "Kontaktdaten aktualisieren" selbst vorgenommen werden. Für alle weiteren Änderungen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Promotionsbüro.

Als zugelassene*r „Doktorand*in“ haben Sie jederzeit die Möglichkeit Daten, die Ihre Promotion betreffen, zu aktualisieren. Einmal jährlich werden Sie automatisch zu einer verpflichtenden Datenaktualisierung kontaktiert. Änderungen Ihrer Kontaktdaten können ebenfalls selbst vorgenommen werden. Auf der Startseite Ihres Docfile-Accounts finden Sie über die beiden Schaltflächen "Kontaktdaten aktualisieren" und "Daten aktualisieren" zwei Möglichkeiten zur Aktualisierung Ihrer (Kontakt-)Daten.

Um Dokumente für das Promotionsbüro hochzuladen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Öffnen Sie die gewünschte Doktorandenakte, indem Sie unter "Mein Profil" auf die Schaltfläche "D" klicken und die Akte auswählen. Nachdem Sie die Akte geöffnet haben, finden Sie im Menü links unten den Reiter "Dokumente". Hier sehen Sie, was bereits an Dokumenten hinterlegt wurde. Zum Hochladen neuer Dokumente klicken Sie auf "Dokument hinzufügen". Nun können Sie ein Dokument auswählen, es benennen und den Dokumententyp (z.B. Betreuungsvereinbarung) auswählen. Klicken Sie auf "Speichern", um den Upload abzuschließen.

Um Dokumente für Ihre*n Koordinator*in der jeweiligen Graduierteneinrichtung hochzuladen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Öffnen Sie die gewünschte Graduiertenakte, indem Sie unter "Mein Profil" auf die Schaltfläche "G" klicken und die Akte auswählen. Nachdem Sie die Akte geöffnet haben, finden Sie links im Menü den Reiter "Dokumente". Hier sehen Sie, was bereits an Dokumenten hinterlegt wurde. Zum Hochladen neuer Dokumente klicken Sie auf "Dokument hinzufügen". Nun können Sie ein Dokument auswählen, es benennen und den Dokumententyp (z.B. Fortschrittsbericht) auswählen. Klicken Sie auf "Speichern", um den Upload abzuschließen.

Bitte beachten Sie, dass Sie zukünftig relevante Dokumente ausschließlich in Docfile hochladen.

Da Sie wichtige Informationen zukünftig ausschließlich über Docfile erhalten werden ist es erforderlich Ihre Daten stets aktuell zu halten.

Die Registrierung in Docfile führt nicht automatisch zu einer Immatrikulation. Diese ist ausschließlich über das Studierendensekretariat möglich und muss separat vorgenommen werden.