Checkliste für Gastgebende
Erste Schritte
☐ Stellen Sie sicher, dass sich der/die Forschende beim Welcome Centre registriert.
Um unsere Services in Anspruch nehmen zu können, müssen sich Forschende in unserer Datenbank registrieren.
☐ Klären Sie die Rahmenbedingungen des Aufenthalts, um die weiteren Schritte festzulegen.
Wie ist der Status? Ist der Forschungsaufenthalt selbstfinanziert, gefördert oder erfolgt er im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses mit der UzK?
Welche Staatsangehörigkeit liegt vor (EU/EWR oder Nicht-EU)?
Gibt es begleitende Familienangehörige?
☐ Kontaktieren Sie uns bei speziellen Fällen oder Fragen.
E-Mail-Adresse: international.scholars(at)verw.uni-koeln(dot)de
Hinweis: Die Prüfung und Unterzeichnung von Aufnahmevereinbarungen (Hosting Agreements) erfolgt zentral durch das Welcome Centre. Weitere Informationen finden Sie hier.
Checklisten nach Fallkonstellationen
Wenn Forschende aus einem Nicht-EU-Staat ein Visum benötigen:
☐ Erstellen Sie ein Einladungsschreiben für Forschende aus einem Nicht-EU-Land.
Das Einladungsschreiben wird für den Visumantrag benötigt und sollte folgende Angaben enthalten:
• Ihr offizielles Briefpapier, Kontaktdaten und Unterschrift
• Vollständiger Name und akademischer Titel der/des Forschenden
• Beginn und Ende des Aufenthalts
• Angaben zur Finanzierung des Aufenthalts (oder Ausschluss einer Finanzierung)
• Angaben zum Zugang zu universitären Ressourcen
• Kurze Beschreibung des Forschungsprojekts (1–2 Sätze)
☐ Verweisen Sie Forschende für individuelle Beratung zum Aufenthaltstitel und ggf. zu den Aufenthaltstiteln der Familienangehörigen an das Welcome Centre.
Unter anderem für Unterstützung bei der Kommunikation mit der Ausländerbehörde Köln
Bei Aufenthalten von Forschenden aus Nicht-EU-Staaten von mehr als 90 Tagen:
☐ Eine Aufnahmevereinbarung (§ 18d) ist erforderlich.
Die Aufnahmevereinbarung muss vom Welcome Centre ausgestellt und unterzeichnet werden. Bitte beachten Sie, dass nur das Welcome Centre dazu berechtigt ist. Für weitere Informationen klicken Sie bitte hier oder kontaktieren Sie uns.
Wenn Forschende aus Nicht-EU-Staaten an der Universität zu Köln beschäftigt werden:
☐ Bitte kontaktieren Sie frühzeitig die Personalabteilung.
Für die Aufnahme einer Beschäftigung ist ein Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis erforderlich. Eine Daueraufenthaltserlaubnis in einem anderen EU-Land, eine visumfreie Einreise für 90 Tage oder ein Touristenvisum berechtigen nicht zur Erwerbstätigkeit in Deutschland.
Wenn Forschende aus Nicht-EU-Staaten durch ein Stipendium finanziert werden oder sich selbst finanzieren:
• Bitte beachten Sie, dass eine ausreichende Finanzierung erforderlich ist.
• Eine Aufnahmevereinbarung (§18d) ist für Aufenthalte von mehr als 90 Tagen erforderlich und kann nur durch das Welcome Centre ausgestellt werden.
FAQ
Mein:e Forscher:in aus einem Nicht-EU-Staat hat noch kein Bankkonto eröffnet. Kann die Auszahlung in bar erfolgen?
Falls dies nicht vermieden werden kann, kontaktieren Sie bitte frühzeitig D6 über debitoren(at)verw.uni-koeln(dot)de / Universitätskasse (nur mittwochs vormittags nach vorheriger Terminvereinbarung).
Wie kann ich einen ITCC-Account oder einen Bibliotheksausweis beantragen?
Beides kann nach der Registrierung der/des Forschenden über das Welcome Centre beantragt werden. Sie können uns jederzeit auch per E-Mail kontaktieren: international.scholars(at)verw.uni-koeln(dot)de.
Mein:e Forscher:in wird von Familienangehörigen bzw. dem/der Partner:in begleitet. Bietet die Universität zu Köln Unterstützung für Familien bzw. Partner:innen von Forschenden an?
Ja, der Dual Career & Family Support der Universität bietet Beratungen zu Schulen und Kinderbetreuung für alle sowie Dual-Career-Unterstützung für Partner:innen von Postdoktorand:innen an. Darüber hinaus können Partner:innen gegen Gebühr an Deutschkursen des DaF teilnehmen. Für Kinder werden keine entsprechenden Kurse angeboten.
Mein:e Forscher:in benötigt Unterstützung bezüglich des Visums bzw. Aufenthaltstitels sowie der Aufenthaltstitel der Familienangehörigen.
Bitte verweisen Sie den/die Forscher:in für individuelle Beratung sowie zur Unterstützung bei der Kommunikation mit der Ausländerbehörde Köln an das Welcome Centre - sowohl hinsichtlich des eigenen Aufenthaltstitels als auch hinsichtlich der Aufenthaltstitel der Familienangehörigen.